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Niederlassung

Job ID: 12287

Consultant Administrative Coordinator (m/f/d), 40 – 60%

Entourage is a management and personnel consultancy focusing on pharmaceuticals, medical technology and health care. The company, which is based in Munich and Basel, recruits experts for the leading life science companies in the DACH region by placing permanent scientific employees and consultants. With Project Consultants, Entourage implements projects for its clients via highly qualified temporary employment agencies and work contracts. With the Entourage Task Force (ETF), Entourage bundles selected interim managers and management consultants into a top-class consulting unit that implements pharmaceutical and medical technology solution scenarios in consulting projects on an interdisciplinary basis.

Entourage. Stellenangebot.

Ort: Zentralschweiz

Stellenart.

Project Consulting

Ihre Aufgaben.

General Information

  • Job diversity:
    • Administrative and assistance tasks (not only PA-duties)
    • Project coordinator and managemen
    • Event- and congress- management
    • Contract management in accordance with international / US compliance guidelines e.g. for sponsoring activities
  • Hybrid model: home office is possible by arrangement

 

Duties and Responsibilities

  • Handling complex projects/events for the organization
  • Primary resource for data and information to other departments and management members
  • Responsible for event contracts (Sponsoring, Advisory Boards, Congresses)
  • Supporting the various project owners
  • Interpret, and/or implement company and internal administrative policies and procedures
  • Organization of team events (cross functional)
  • Financial handling (Purchase Orders, Invoice process, monitoring project budget)
  • Interfaces with senior level of external parties to provide information and answer queries
  • Interfaces with a very broad range of internal stakeholders in the course of meeting a wide range of administrative needs
  • Possibility to participate company projects (Pride working group, Diversity etc.)

Ihr Anforderungsprofil.

  • A University degree is preferable. High school diploma and 5+ years of related administrative experience required
  • Excellent organizational skills to plan and prioritize a diversified workload
  • Able to act with a sense of urgency, take accountability and deliver on commitments
  • Excellent verbal, written communication and interpersonal skills are required
  • Exhibits a positive work attitude, high productivity and a collaboration approach with other employees across the company
  • Working experience and understanding of company-wide administrative policies and procedures
  • Proficient with MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • Experience with MS Viva is a plus
  • A proactive and efficient working style
  • Ability to interface with senior internal and external parties
  • Ability to plan and prepare communications independently
  • German: Native / very good, English: Business fluent

Vorteile.

  • permanent contract with Entourage Switzerland
  • monthly salary
  • intersting and versatile projects
  •  

Gehalt.

Von: Keine Angabe
Bis: Keine Angabe

Region. Kategorie. Disziplin.

Bewerbung. Vorteile.

Keinen passenden Job gefunden?

FAQ. Bewerber.

Bewirb dich trotzdem! Gemeinsam entscheiden wir dann, ob sich eine Bewerbung lohnt. Wenn nicht, suchen wir dir gemeinsam eine andere Stelle, die auf deine Bedürfnisse und Qualifikationen passt.

Größtenteils schon. Allerdings gibt es auch Stellen, die noch nicht online sind. Wenn du also keine auf dich passende Stelle findest, lohnt es sich dennoch, eine Initiativbewerbung an uns zu schicken oder einfach anzurufen.

Selbstverständlich! Selbst wenn keine passende Stelle online ausgeschrieben ist, kann es dennoch sein, dass wir eine passende Position für dich haben.
Bewerbe dich initiativ oder rufe uns an: gemeinsam besprechen wir alles Weitere.

Project Consultants sind fest bei Entourage eingestellte Mitarbeiter, die bei Kunden in befristeten Projekten arbeiten. Sobald das Projekt beendet ist, besteht entweder die Möglichkeit, dass der Kunde den Project Consultant in die Festanstellung übernimmt oder der Consultant bleibt weiterhin für Entourage in einem neuen Projekt tätig.

Es lohnt sich immer, uns zu kontaktieren. Selbst wenn du noch gar nicht nach einem neuen Job suchst. Gemeinsam können wir Möglichkeiten und Chancen ausloten und deinen aktuellen Marktwert festlegen.

Nein, das ist nicht notwendig! Es reicht, wenn du dich auf eine der Stellen bewirbst und in deiner Nachricht darauf hinweist, dass es weitere Stellen gibt, für die du dich interessierst. Unser Mitarbeiter kümmert sich dann um alles Weitere.

Du solltest uns immer im Bilde darüber halten, ob du dich eigenständig oder über eine andere Personalberatung auf Jobs beworben hast.

Nachdem du deine vollständige Bewerbung an uns geschickt hast, wird der zuständige Mitarbeiter deine Unterlagen sichten und sich anschließend bei dir melden. Entweder per E-Mail oder per Telefon.
Im ersten Telefonat werdet ihr über deine Wünsche und Ziele sprechen und eine erste Einschätzung treffen, ob und welche Jobs aus unserem Angebot für dich geeignet sind.
In einem weiteren Gespräch wird dann der für das Unternehmen zuständige Sales Consultant mit dir sprechen und prüfen, ob du für die Stelle geeignet bist. So können wir mit hoher Wahrscheinlichkeit garantieren, dass es am Ende des Bewerbungsprozesses auch zur Unterschrift kommt.
Danach geht es direkt in die Bewerbungsphase. Wir leiten alle notwendigen Informationen an das Unternehmen weiter und halten dich über Interviewtermine auf dem Laufenden.
Sobald ein Interviewtermin festgelegt wurde, bereiten wir dich bestmöglich auf das anstehende Gespräch vor.

Das kommt ganz auf dich und deine Vorlieben und Wünsche an.
Die klassische Festanstellung bietet dir einen festen Arbeitsplatz bei einem unserer Klienten.
Project Consulting ist immer befristet auf das entsprechende Projekt bei unserem Klienten. Je nach Projekt können es 6, 12 oder 24 Monate sein. Nach Beendigung des Projekts kann es sein, dass der Klient das Projekt verlängert. Sollte das nicht so sein, suchen wir dir gemeinsam ein Folgeprojekt, das deinen Vorstellungen entspricht.

Nein, unsere Arbeit ist für dich als Bewerber über sämtliche Phasen des Bewerbungsprozesses kostenlos.

Am einfachsten ist eine Bewerbung über unser Bewerbungsformular. Entweder direkt zu der von dir gewünschten Stelle oder als Initiativbewerbung.
So weiß der zuständige Consultant direkt, um welche Stelle es geht und kann sich deine Unterlagen schon anschauen, bevor er dich kontaktiert.
Sobald dein Lebenslauf und weitere Dokumente wie Referenzen und Zeugnisse vorliegen, können unsere Consultants mit der Arbeit beginnen und eine passende Stelle für dich finden.

Am wichtigsten ist uns ein aktueller Lebenslauf. Außerdem sind Name, Telefonnummer und / oder E-Mail Adresse wichtig, damit wir dich auch erreichen können.
Weitere Unterlagen wie Zeugnisse, Referenzen, Anschreiben und ähnliches können zur Not auch nachgereicht werden. Es schadet aber nicht, sämtliche relevanten Informationen direkt in die Bewerbung zu packen.

Datenschutz ist uns sehr wichtig. Gerade weil wir täglich mit Menschen und sensiblen, persönlichen Daten umgehen, achten wir sehr genau darauf, welche Informationen wir an Dritte weitergeben. 

Bevor wir die Daten einer Person weitergeben, klären wir stets ab, ob die Person damit einverstanden ist. 

Wir speichern die Daten unserer Kunden auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands.